Порядок оформления приказа о проведении конференции

1. Приказы о проведении конференции оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом по МГУ № 400 от 22.05.2009, и рекомендациями по подготовке документов в Системе электронного документооборота (СЭД) МГУ.
2. Формат текста приказа: шрифт Times New Roman — 14, междустрочный интервал в преамбуле — одинарный, в тексте приказа — полуторный; отступ первой строки абзаца — 1,25 см от левой границы текстового поля; выравнивание всего текста приказа — по ширине, заглавие — по центру. Инициалы отделяются от фамилии неразрывным пробелом, например, И.И. Иванов.
3. Если планируется проведение конференции или ее отдельных мероприятий в таких помещениях МГУ как:
   • конференц-зал I учебного корпуса гуманитарных факультетов,
   • конференц-зал или аудитории Шуваловского и Ломоносовского корпусов,
   • аудитории 01 и 02 ГЗ МГУ,
   • актовый зал ГЗ или большой зал ДК МГУ,
   • залы Интеллектуального центра — Фундаментальной библиотеки МГУ,
   то предварительно следует оформить и приложить к проекту приказа письмо с визой ректора, разрешающей использование этих помещений.
4. Если планируется поселение иногородних участников конференции в МГУ, то предварительно следует оформить и приложить к проекту приказа письмо с разрешительной визой начальника Управления общежитиями А.А. Водолазского.
5. С целью распространения информации о конференции через специальный информационный портал и включения ее в базу данных мероприятий Московского университета следует обеспечить регистрацию конференции в единой информационной системе заполнением соответствующей формы на странице http://conf.msu.ru/rus/event/sandbox/add.
6. Необходимо обеспечить МНОЦ МГУ информацией о проведении конференции в соответствии с Приказом № 529 от 12.05.2017.
7. Приказ вносит лицо, ответственное за подготовку проекта приказа в подразделении–организаторе конференции.
8. Обязательная часть согласований проекта приказа включает визы Управления делами и делопроизводства; Управления научной политики и организации научных исследований; заместителя проректора — начальника Управления обеспечения безопасного функционирования.
9. Полный состав согласующих определяется содержанием приказа: приказ согласуют лица, к компетенции которых относятся указанные в приказе мероприятия.
   Например, если приказ содержит финансовые составляющие, в состав согласующих входит главный бухгалтер МГУ;
   при наличии в приказе пункта о поселении участников конференции в МГУ предусматривается согласование с начальником Управления общежитиями;
   для международных конференций в число согласующих включают проректора — начальника Управления международного образовательного сотрудничества;
   использование учебных аудиторий по п. 3 подразумевает наличие согласующей подписи проректора — начальника Управления академической политики и организации учебного процесса;
   при упоминании в приказе аспектов инженерного обеспечения мероприятий конференции в состав согласующих включают главного инженера МГУ;
   в случаях, когда предусматривается оказание медицинской помощи, добавляется согласование с МНОЦ МГУ.
10. В список рассылки включаются все службы, задействованные в подготовке и проведении конференции.
11. Список Организационного (Программного или иного) комитета рекомендуется оформлять в виде таблицы с невидимыми границами ячеек.
12. В тексте приказа при указании подразделений Московского университета, должностей сотрудников, конкретных помещений и т.д. не рекомендуется приписывать «МГУ» или «МГУ имени М.В.Ломоносова» (например, достаточно записать: «декан физического факультета»). Для внешних организаций указание на принадлежность к ним необходимо (например, «декан факультета “Фундаментальные науки” МГТУ им. Баумана»).
13. Примеры формулировок некоторых пунктов приказа (требования к подготовительным мероприятиям и/или лицам, ответственным за их исполнение, выбираются в зависимости от конкретных условий проведения Конференции):

    Предоставить «___» ______ 20__ в … корпусе для проведения пленарных заседаний помещения (указать какие) с 00:00 до 00:00.
    Предоставить «___» ______ 20__ в … корпусе с 00:00 до 00:00 помещения (указать какие) для регистрации участников и для питания участников.
    Предоставить в … корпусе «___» ______ 20__ с 00:00 до 00:00 аудиторию (указать какую) для работы переводчиков.
    Дирекции инженерной эксплуатации МГУ обеспечить техническую поддержку мероприятий Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств организаторов согласно предварительно заключенному договору.
    Директору Комбината питания МГУ оказать содействие в организации буфетного обслуживания и питания участников Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств участников и/или организаторов.
    Директору Столовых диетического питания оказать содействие в организации буфетного обслуживания и питания участников Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств участников и/или организаторов.
    Проректору по административной политике и информатизации А.В. Степанову оказать содействие в обеспечении интернет-связи по заявке Оргкомитета Конференции.
    Проректору — начальнику Управления международного образовательного сотрудничества обеспечить визовую поддержку и регистрацию иностранных участников Конференции по заявке Оргкомитета.
    Начальнику управления общежитиями обеспечить проживание иногородних участников Конференции по заявке Оргкомитета.
    Проректору — начальнику Управления академической политики и организации учебного процесса П.В. Вржещу выделить в Шуваловском/Ломоносовском корпусе для проведения конференции и круглых столов следующие поточные аудитории: (перечислить).
    Проректору — начальнику Управления по общим вопросам для обеспечения работы Конференции «___» ______ 20__ выделить в Шуваловском/Ломоносовском корпусе по заявке Оргкомитета гардеробную секцию и предметы мебели.
    Заместителю проректора — начальнику Управления обеспечения безопасного функционирования МГУ Г.В. Иващенко обеспечить проход в … корпус участников и организаторов Конференции по спискам Оргкомитета.

14. Образец Приказа о проведении Конференции рассылается в виде Word-файла заместителям руководителей подразделений по науке и в научные отделы.
15. Проект Приказа о проведении Конференции создается в СЭДе с использованием соответствующего шаблона.